- Jan 10 Sun 2016 12:00
彼こそが海賊
- Jan 09 Sat 2016 12:00
ミッション・インポッシブル
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- Jan 09 Sat 2016 12:00
從小助理到筆記女王
這就是筆記女王林珮玲(Ada)的真正身分:大學教授助理。白天,她忙著將教授老闆交代的任務,從開會紀錄、論文整理、研討會舉辦,到行程表安排,透過筆記分門別類,處理得井井有條;夜晚,她則把這項幾乎長達20年的工作心得放在部落格上,教人如何活用筆記術,至今點閱率超過150萬次以上。2010年,她更被出版社相中,相繼推出系列著作《筆記女王的手帳活用術》,不僅擠進博客來百大銷售排行榜內,創下佳績,版稅收入甚至讓她3年就還完房屋貸款,收入超過白天正職。
更難得的是,她的教授老闆——成功大學機械工程學系教授黃聖杰稱讚林珮玲為「不可取代、可靠度最高的助理」。對於她在正職之外開拓出「第二事業」,不僅鼓勵,甚至比她還開心地說:「她並沒有因為副業而荒廢工作,甚至把從副業學習到的東西回饋到正業上,這是好事。」
究竟,林珮玲是如何透過看似再平凡不過的助理職務,練就一身本事,因而創造出第二份收入的曲線高峰?
選擇擴大能力的「舒適圈」
光是甘心做助理工作這麼久,林珮玲這一點就令身邊不少人覺得不解。眼見同輩朋友逐年功成名就,林珮玲也曾經面對旁人質疑的眼光,但她卻不為所動,反而為自己的工作引以為傲。
她說:「我很了解自己的個性,我是個不喜歡做決定的人,所以適合做助理。」正因為認識自己,所以她省下好高騖遠的時間,把眼光投注在手上的工作,並開始思考:「與其跳脫舒適圈到不熟悉也不擅長的領域,何不擴大自己的舒適圈?」意思就是,怎麼樣可以把自己唯一會的本事做到最好,而且愈做愈駕輕就熟?
1994年進入成大擔任助理,一開始,林珮玲跟其他人一樣,對於這份看似簡單、其實細節又多又繁雜的工作感到困擾。但是她跟別人不一樣的是,一般助理對工作通常是「兵來將擋,水來土淹」的被動因應,她卻習慣從「如何解決問題,下次不要再犯同樣錯誤」的積極態度著手。
工作發現筆記妙用,自我升級
為了避免重複犯錯,她開始隨手記錄日常工作上發生的大小事,也就是這時起,她發現筆記本的妙用;一本年度手帳,除了可以按照上面的日期依序做好最基本的時間管理外,還可以把隨手記錄的紙張用打孔機打孔後,夾在筆記中,不怕臨時要找卻找不到。
從此,林珮玲開始不斷開發筆記本的多重功能,除了工作外,如何將私人日誌、理財紀錄、心情日記、未來計劃,全部記錄在一本筆記本內,方便隨時書寫。
她更研究出各類標註方式,甚至將買來的手帳筆記,重新改裝成自己需要的格式,像是為內頁畫上新的表格線條,利用透明塑膠資料夾作成內袋等,讓筆記本上的公私大小事,都能一目了然,毫不混亂。
把這些筆記術內化為生活習慣後,林珮玲發現,自己在工作上愈來愈有效率,組織能力也愈來愈強。過去令人頭痛的國際研討會籌辦,現在她輕鬆地列出一個清單,大家各司其職,只要按照時程表去做就好。
工作上有了餘裕,她更不斷升級相關能力:報名參加各類進修課程,從3C產品用法、電腦防毒與維護、電腦繪圖、簡報術、延伸到各種最新的雲端應用,讓自己的筆記術也可以跟著各種科技與新工具與時俱進。
把助理做到「熟能生巧」,大賣4本手帳書
2008年,朋友鼓勵她開部落格分享經驗,她開始公開多年來日積月累的筆記整理經驗,沒想到引來廣大回響,粉絲們紛紛奉她為「筆記女王」。除了彼此交流最新的手帳整理心得外,她也開始受邀演講,第一手傳遞各種手帳使用心得,因此引起出版社注意,至今已出版4本有關做好手帳的工具書。
林珮玲從來沒有想過,自己竟然會無心插柳柳成蔭,為自己創造了另一個舞台,伴隨而來所增加的收入,更為她解決原先在房貸壓力下的拮据生活。
回顧當初,林珮玲說,她極力發展多功能筆記的理由很簡單:「要做,就要做最稱職的助理。助理的角色是門神,而不是看門狗。」她很認同聯強國際集團總裁兼執行長杜書伍曾說過的一句話:「熟悉不等於能力,如果能進一步精進到『熟能生巧』,這才是能力。」
對她而言,也是如此。與其半吊子到處學不同的本事,然後投石問路看哪一個本事先開花,還不如把自己最擅長的事做到最好。她也的確做到了,做到教授老闆出去時提到她,都引以為傲。
誰說建立雙料生涯,多元收入,一定要大費周章?無需千里尋覓,只要一個念頭的轉換,意外的機會自然開啟。就像林珮玲,小助理照樣也能成筆記女王!
老闆觀點》成功大學機械工程學系教授黃聖杰:我的助理是T型人才
「她的本事就是幫我解決所有問題。」黃聖杰邊說,邊指著自己井然有序的研究室。這才發現,一般教授研究室多半充滿堆積如山的資料,但是環顧周遭,無論是高至天花板的書櫃到成排的矮櫃,或是幾張電腦桌,全部都井井有條地用紙箱與資料夾排好,絲毫不紊亂。
黃聖杰除了授課外,還接了許多大大小小的研究案,三不五時更得到經濟部等各部門去開會,他常常隨手把拿到的資料或是紀錄往桌上一扔,以後臨時想到時,只要問林珮玲,就算是陳年資料,她也一定能立刻找出來。
黃聖杰拿著一個大資料袋,指著上面的鉛筆字說:「每天,她會把行程表輸入我的手機,如果當天有會要開,她不僅事先把資料整理好,放進資料袋內;連資料袋,她都特別選我要開會的部門使用過的,然後在上面再註記時間、地點跟開會內容。這等於是雙保險,我只要拿這只資料袋出發就好了,比別人都準備得充分。」
因為想看的書籍、想瀏覽的資訊太多,時間常常不夠用,林珮玲都一一幫他閱讀,然後做好筆記,甚至標記重點,隨時傳送給他。
「什麼是T型人才?她就是最好的典範。做事方法好不稀奇,重點是她會觀察別人遇到的問題,然後主動解決。她會廣泛地吸收需要的知識,連日文都去學,碰到我看不懂的日文專業名詞,她就幫我翻譯。我鑽研3D列印,她就大量閱讀相關資料。自己的能力紮根愈來愈深,最後成為我不可或缺的助手,」黃聖杰說。
問黃聖杰,現在如何看待助理的第二個身分?黃聖杰說:「她去演講,我都不會講什麼,因為她已經把工作做到萬無一失。」語畢,又額外加了一句:「她現在的演講行情比我高,我寫了30幾本教科書,還不及她寫的幾本書版稅多!」
- Jan 08 Fri 2016 18:00
Back to the Future
バック・トゥ・ザ・フューチャー
- Jan 08 Fri 2016 12:00
五個面試建議
Ben Blumenfeld 曾在 Facebook 任職五年,去年八月離職,到 Designer Fund 這個設計師設群擔任共同總監,「Bridge」則是 Designer Fund 最近正在進行的專案,他們與舊金山許多重視設計、知名的新創公司如 Dropbox、Pinterest、Airbnb、Asana、Path、Rdio 等公司合作,一起協助發展新創公司的設計師社群2。
Ben Blumenfeld 說,儘管有些設計師基本上就是比其他競爭者更加出色,但一場面試很可能徹底改變團隊對於候選人的看法。有時一個設計師表現好到讓他們恨不得對方立刻加入,有時看似夢幻般的應徵者卻會把面試搞砸。
回顧過去,有備而來的應徵者總是可以在面試過程中走得更遠,於是 Ben Blumenfeld 奉勸那些想加入夢幻新創公司的設計師做好以下的準備工作:
1. 整理好你的作品
篩選一下自己以前做過的專案,而且要準備得更深入,不能只流於視覺上的呈現,還要包括設計流程以及如何做出設計決策。許多新創公司將會要求你展示作品與經歷,請做好準備,針對每個參與過的專案,你要能回答:
- 你解決了什麼問題?
- 如何得知自己正在解決正確的問題?
- 如何與其他人合作?
- 你如何衡量專案的成功與否?
- 這個案子是如何成功達到目標的,或是最終如何失敗?
- 你還試過哪些點子/互動設計?
- 從專案中學到什麼?
2. 做好功課
你應該要能在新創公司面試的時候展示出自己對於該公司專業領域的知識。如果他們問你對於目前的產品策略有何洞見,千萬別說「我不知道,我從來沒用過你們家的產品」,同時準備好回答:
- 這家公司有什麼是讓你感興趣的?
- 你喜歡他們產品的哪些地方?
- 這家公司更上一層樓的機會在哪裡?
- 這家公司的使命帶給你什麼啟發?
- 為什麼你想在這邊工作?你想透過這份工作獲得什麼?你又能為這家公司做什麼?
3. 構築你的生涯故事
公司會想知道你的職涯發展軌跡以及背後的發展意向,這是讓新創公司明白你富有想法、懂得自我發展的好機會,他們會想知道:
- 你在前一家公司待了多久,為何要離職?
- 如何考量是不是要去一家公司工作?
- 你想要在自己的職業生涯達成何種成就?
準備好這些問題的答案,讓他們評估你適不適合。
4. 準備好問題
面試的最後階段通常都會問應徵者有什麼問題。你問的問題可以讓面試官明白你的思考流程、你對這份工作有多認真,Ben Blumenfeld 建議設計師準備以下這些問題:
- 你們怎麼看待我是不是團隊成員的最佳選擇?
- 你們公司目前的設計工作如何進行?
- 你們如何讓設計師成長?
- 是什麼讓你每天起床後來這裡工作?
- 如果你們公司五年後達成了所有目標,這個世界會有何不同?
5. 培養關係
當你準備正式面試前,花一點時間認識一下那家公司的人,參加他們會去的聚會(研討會或是各種 meetup)認識他們、跟他們出去喝酒,這點對於要去新創公司面試會產生很大的差別,當你看到熟悉的面孔將有助於你放鬆心情,並且更有自信、更能在面試中做出令人信服的自我展現。
包括他自己,Ben Blumenfeld 所處的地方隨時都有技巧高超、富有才華的設計師在換工作:Loren Brichter、Mike Matas、Tim Van Damme、Rasmus Andersson、Keegan Jones…… 他們沒有因為自己在蘋果、在 Twitter、在 Facebook 待了幾年就定下來,緊跟他們的 Twitter、部落格(還有 Dribbble),學習他們的心法、參考他們的作品,相信對有志成為一流設計師的你會有幫助。